Na complexidade do nosso dia a dia corporativo, identificar riscos antes que se transformem em prejuízos é um desafio para qualquer empresa.
Segundo a pesquisa Diagnóstico das Fraudes no Brasil, realizada pela Grant Thornton, considerada uma das maiores empresas globais de auditoria, consultoria e tributos, 63% das organizações relataram a identificação de ao menos um caso de fraude nos últimos 12 meses. Nesse contexto, as práticas ilícitas foram motivadas por ganhos financeiros (73%) e oportunidades geradas por falhas nos controles internos (94%).
O cenário é ainda mais desafiador porque a cadeia de fornecimento está cada vez mais globalizada. Uma única empresa pode ter dezenas de fornecedores diretos e milhares de fornecedores indiretos espalhados por diferentes regiões, setores e níveis de risco.
Isso significa que confiar apenas em contratos bem redigidos com cláusulas severas, tem sido insuficiente.
É aí que entra o background check, que tem se tornado ferramenta essencial para identificar riscos na cadeia de fornecimento. No blog da Gedanken de hoje você vai entender como o background check funciona, por que é essencial, e boas práticas para fortalecer sua política antifraude.
O que é Background Check e como funciona?
O termo background check significa, literalmente, “verificação de antecedentes”. Mas, no ambiente corporativo, vai muito além de olhar um histórico básico: trata-se de uma análise estruturada para confirmar a legitimidade, a reputação e a capacidade real de pessoas e empresas antes de firmar qualquer vínculo comercial.
Um bom background check deve incluir:
- Verificação da existência legal e regularidade do CNPJ;
- Análise do quadro societário e identificação de sócios ocultos;
- Consulta a certidões negativas (tributárias, trabalhistas, ambientais);
- Investigação em bases judiciais e administrativas;
- Histórico de contratos públicos e privados;
- Avaliação de saúde financeira (endividamento, faturamento, inadimplência);
- Presença em listas restritivas nacionais e internacionais.
Leia também: O papel do background check nas políticas de compliance
Passo a passo para aplicar Background Check na sua empresa
Implementar background check pode parecer complexo mas, com metodologia, o processo se torna prático e escalável. Veja como:
1. Defina critérios de risco
Crie uma matriz de risco classificando fornecedores de baixo, médio e alto risco. Essa segmentação evita desperdício de recursos e direciona energia para onde o impacto potencial é maior.
2. Pesquise em fontes oficiais e confiáveis
Faça um checklist de consultas com :
- Receita Federal e juntas comerciais para validar CNPJs.
- Tribunais regionais e superiores para identificar processos.
- Serasa, e bureaus de crédito para histórico financeiro.
- Diários oficiais para sanções administrativas.
- Listas de sanções internacionais (ONU, OFAC, União Europeia).
3. Use tecnologia para automatizar o processo
Com centenas de fornecedores, fazer checagens manuais se torna inviável. A tecnologia permite consultas automáticas em múltiplas bases, classificação do nível de risco, alertas em tempo real (ex.: novo sócio, processo judicial recém-aberto), que podem dar agilidade para você tomar a melhor decisão.
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Boas práticas para fortalecer a prevenção de fraudes
Além de implementar o background check como processo, é fundamental adotar boas práticas organizacionais para diminuir ainda mais a detecção de fraudes, entre eles:
Criação de políticas internas claras
Documente regras de homologação de fornecedores, periodicidade de monitoramento e critérios de avaliação. Assim, sua equipe sabe exatamente o que deve ser feito e evita subjetividade.
Treinamento da equipe de compras e suprimentos
Capacite os compradores para identificar sinais de alerta, como: fornecedores que se recusam a entregar documentos, insistem em adiantamentos, mudam de conta bancária com frequência, etc.
Cláusulas contratuais de proteção
Insira cláusulas de auditoria, garantias, retenção de valores e penalidades em caso de fraude. O contrato deve ser mais do que um papel, deve funcionar como ferramenta preventiva.
Auditorias periódicas
Mesmo fornecedores já homologados devem ser auditados periodicamente. Riscos mudam ao longo do tempo, e só o monitoramento contínuo garante segurança.
5- Canal de denúncia interno
Disponibilize um canal seguro para que colaboradores e parceiros possam relatar irregularidades ou suspeitas de fraude sem medo de retaliação.
Conclusão
A prevenção de fraudes é resultado de processos bem estruturados. O background check é a ferramenta que transforma percepções em fatos para proporcionar ao gestor a informação mais fidedigna sobre a sua contraparte.
Empresas que adotam esse processo reduzem perdas financeiras, evitam interrupções na cadeia de fornecimento e blindam sua reputação diante do mercado.
Para consolidar boas práticas anti fraudes na cultura organizacional, estabeleça critérios, conte com a tecnologia e treine sua equipe. A cada fornecedor checado, você estará construindo uma cadeia mais sólida, transparente e resistente a fraudes.
A Gedanken atuando na vanguarda da tecnologia pode ser sua aliada nesse desafio. Sua solução robusta de background check permite que você cheque mais de 400 bases de dados e conte com a classificação de riscos das contrapartes no aspecto fiscal, tributário, integridade, social, financeiro e ambientais.
Outra vantagem é que a solução utiliza inteligência artificial para analisar processos judiciais de forma rápida e segura, ampliando ainda mais a capacidade de identificar riscos ocultos ao selecionar um fornecedor.
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