6 etapas para criar um Programa de Gestão de Fornecedores

O que é um Programa de Gestão de Fornecedores?

Um Programa de Gestão de Fornecedores é um processo de gestão robusto e estruturado que , definidos por critérios pré-estabelecidos e indicadores estratégicos, visa avaliar como os fornecedores têm desempenhado suas atividades, estimulando a adoção de boas práticas para maior eficácia, ao mesmo tempo que fortalece o relacionamento com os parceiros de negócio.

Em um mercado cada vez mais dinâmico é fundamental trabalhar de forma conjunta com os fornecedores. Por meio de um Programa de Gestão de Fornecedores, a empresa consegue manter uma cadeia de suprimentos  mais conectada, que esteja de acordo com os seus objetivos e aspirações, gerando valor no negócio. 

Leia também: Gestão de Riscos: o que é, por que fazer e como implementar?

Por que criar um programa de gestão de fornecedores?

Um Programa de Gestão de Fornecedores auxilia a estabelecer diretrizes e boas práticas de gestão que garantam o bom desenvolvimento dos processos de concorrência, estabelecendo critérios estruturados para homologação e qualificações de fornecedores e prestadores de serviço.

Em outras palavras, a empresa contratante não avalia apenas especificações técnicas referentes aos produtos e serviços prestados, mas também outros itens que incluem: 

  • qualidade;
  • pontualidade de entrega;
  • cumprimento legal das legislações;
  • verificação em lista suja do trabalho infantillista suja do trabalho escravo
  • adoção de medidas de  proteção do meio ambiente (quando assim exigir);
  • desenvolvimento profissional da equipe interna do fornecedor, entre outros. 

Com um programa bem estruturado a empresa não só estreita o relacionamento com os parceiros comerciais, mas valoriza suas entregas, evidenciando diferenciais dos fornecedores inseridos no programa e resultados positivos durante a relação comercial.

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Como criar um programa de gestão de fornecedores eficiente?

O Programa de gestão de fornecedores deve funcionar como qualquer projeto dentro da empresa: com objetivos e metas estabelecidas, escopo e cronograma de execução para mensurar os resultados ao longo do caminho. Veja alguns passos que podem auxiliar neste processo. 

1. Alinhamento entre valores e planejamento estratégico da organização

Um Programa de Gestão de Fornecedores deve estar alinhado desde a sua concepção com valores e o planejamento estratégico da empresa. Dessa forma, os gestores envolvidos no processo devem estar cientes acerca dos problemas que o programa de gestão procura resolver e qual valor a ser gerado pela empresa.

Se for necessário, converse com os principais líderes da organização e analise todo o material necessário interno relacionado a valores e propósito para construir este alinhamento.

A partir do momento que todos os processos do programa correspondam com o propósito da empresa, é mais fácil interligar metas e unir esforços para o alcance dos resultados. Além disso, propicia melhor a avaliação de riscos e oportunidades, tornando a análise de resultados mais completa.

2. Definição dos Pilares do Programa

Definir quais os pilares do programa ajuda a delimitar qual a área de atuação e onde devem ser direcionados os esforços para que a empresa alcance seus objetivos. 

Sua empresa pode, por exemplo, olhar de forma mais consistente para o gerenciamento de riscos, avaliando impactos e buscando espaços para melhorias. Pode focar em Sustentabilidade, onde serão avaliadas critérios relacionados aos impactos ambientais ou até mesmo na performance de cada fornecedor, avaliando ações relacionadas a tempo, retrabalho, desperdícios e outras ações que atrasam a operação como um todo.

3. Definição de KPIs

Estabeleça um conjunto de KPIs para que você avalie constantemente seu processo. O que você deseja obter com o Programa de Gestão de Fornecedores? 

Lembre-se que antes de tudo esta é uma estratégia de negócios e deve gerar valor real se feita corretamente. Por isso, lembre-se dos pilares definidos anteriormente para criar KPIs relacionados aos mesmos.

Você pode definir como fatores críticos de sucesso ações relacionadas à 

  • inovação na operação, 
  • indicadores reputacionais, fiscais, financeiros, 
  • capacidade de entrega dentro da conformidade;
  • prazo;
  • Saúde, Segurança e Meio Ambiente;
  • entre outros.

4. Metodologia de avaliação de fornecedores

Criar uma metodologia de avaliação permite que todos os envolvidos no processo analisem de forma justa e embasada em fatos. Saber aplicar as notas de forma correta, principalmente analisando o que pode ter ocasionado tal desempenho é o que impulsiona a melhoria de performance.

Geralmente, a avaliação de fornecedores é composta pelo Índice de Desempenho do Fornecedor (IDF) que representa a soma das notas atribuídas aos critérios pré-determinados para avaliação.   

Para cada critério selecionado a empresa pode estabelecer um formato de avaliação e ir atribuindo pontuações conforme performance apresentada pelo fornecedor.

Vamos tomar como exemplo que um dos critérios de avaliação seja o cumprimento de prazos. A empresa pode estabelecer uma pontuação específica para cada situação dentro deste quesito como por exemplo:

  • entregue na data agendada;
  • entregue entre 1 e 5 dias de atraso;
  • entregue entre 6 e 15 dias de atraso;
  • entregue com mais de 15 dias de atraso;

Além disso, é importante estabelecer o peso que cada critério possui para a composição do IDF. Por exemplo, o critério prazo, citado anteriormente, pode ter peso de 30% sobre o total. Qualidade pode ter 40% e assim sucessivamente até completar os 100%.

6.Monitoramento e implementação de melhorias

Monitorar o desenvolvimento dos fornecedores que participam do programa é crucial para que se obtenha um resultado efetivo e deve ser uma estratégia dinâmica com o intuito de sempre buscar melhorias nos resultados.

É uma etapa que se deve ir além de dar uma pontuação para cada quesito estabelecido. Também é uma oportunidade para entender o que tem impedido melhorias ou problemas na execução que refletem no resultado apresentado.

Gestores responsáveis podem incluir reuniões com fornecedores que estejam apresentando performance abaixo do esperado, analisar a causa do resultado apresentado e sugerir um plano de ação buscando estas melhoras. Ferramentas como 5W2H podem ser excelentes para nortear esta etapa.

como criar um programa de gestão de fornecedores

Leia também: Qual a importância do monitoramento de fornecedores?

Não esqueça de documentar todo o processo

Para a construção de um programa sólido é necessário ter regras e diretrizes claras e estabelecidas para que todos estejam na mesma página e entendam claramente como ocorrerá o processo. 

Por isso, não hesite em documentar todas as informações que envolvem o programa. A documentação permite não apenas o registro, mas um histórico de como as regras e ações foram pensadas para que posteriormente sirvam como base para implementação de melhorias ou mudanças no formato de condução do projeto.

Mas o que deve ser documentado?

  • Documentação envolvendo política de gestão;
  • Procedimento Operacional durante o ciclo do Programa;
  • Como serão selecionados os fornecedores;
  • Quais KPIs devem ser utilizados;
  • Critérios para aplicação de notas;
  • Como será acompanhado o fluxo de trabalho durante o ciclo do programa; 
  • Equipe responsável;
  • Apresentação aos fornecedores.

Leia também: Metodologias ágeis: quais os benefícios e como aplicar na área

Conclusão

O  Programa de Gestão de Fornecedores possibilita o alinhamento de objetivos entre as empresas e fornecedores envolvidos na cadeia de suprimentos, compartilhando boas práticas de gestão, reforçando relacionado, evitando gargalos e gerando valor para a sociedade como um todo. 

Por meio de um Programa de Gestão de Fornecedores, a empresa pode avaliar tanto critérios relacionados à qualidade, pontualidade de entrega, capacidade de execução como também a capacidade de contribuir com projetos inovadores e sustentáveis, que tragam melhorias significativas no processo produtivo e contribuam com o desenvolvimento do negócio.

Para que cumpra seus objetivos e seja efetivo, o Programa de Gestão de Fornecedores deve ter objetivo, escopo e cronograma estabelecidos. Algumas etapas que auxiliam na construção de um programa robusto incluem o alinhamento aos valores e planejamento estratégico, definição de pilares e metodologia de avaliação, monitoramento de indicadores e ações que reconheçam os parceiros comerciais durante o ciclo de vida do programa.

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