Quais os benefícios de implementar normas internacionais no setor de compras?
As normas internacionais, como ISO (International Organization for Standardization) possuem um conjunto de padrões técnicos que definem diretrizes e requisitos para as melhores práticas nas organizações.
Estas normas são projetadas para estabelecer critérios comuns e garantir a consistência da qualidade de produtos, serviços e processos de forma geral.
A adesão às normas ISO pode trazer diversos benefícios para as organizações que buscam evoluir seus processos internos, entre eles:
1. Melhoria da Qualidade
Uma das primeiras vantagens é que as normas ISO fornecem um quadro sólido para melhorar a qualidade nas organizações. Como incentivam uma abordagem baseada em processos, todas as atividades são interligadas e planejadas de forma a alcançar os resultados de maneira eficiente.
Assim, incorporam princípios de gestão e metodologias que direcionam ações para aprimorar constantemente os processos e consequentemente produtos e serviços.
2. Credibilidade e Reputação
Estar comprometido com a implementação de normas internacionais é um indicador de compromisso com padrões elevados, uma vez que são baseadas nas melhores práticas.
Estar disposto a modificar processos, ser mais rigoroso com avaliações em todos os envolvidos na cadeia de suprimento, pode aumentar a credibilidade e boa reputação da empresa entre as partes interessadas. Afinal, a partir do momento que a empresa mantém processos consistentes e previsíveis, gera confiança no mercado, que sabem o que esperar em termos de qualidade e entrega.
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3. Gestão e Redução de Riscos
A padronização de processos como bem estipula normas internacionais facilita o mapeamento de riscos relacionados à produção de produtos ou a seleção de fornecedores, por exemplo.
Com isso, a empresa pode desenvolver planos de contingência para minimizar impactos de possíveis falhas, seja na qualidade do produto final ou dos insumos adquiridos. Além disso, é possível monitorar regularmente a eficácia das ações tomadas para mitigar riscos.
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4. Satisfação do cliente
Ao focar na compreensão das necessidades dos clientes, na melhoria contínua, na qualidade de produtos e serviços, bem como práticas sustentáveis, as empresas podem criar uma ambiente propício para atender e exceder as expectativas dos clientes. A comunicação torna-se mais eficaz, a resolução de problemas torna-se mais estruturada, resultando em maior satisfação e fidelização.
5. Cadeia de Suprimentos sustentável
Normas internacionais incentivam a avaliação criteriosa dos fornecedores com base em critérios de qualidade. Isso não apenas melhora a qualidade dos produtos e serviços, mas também impulsiona práticas mais sustentáveis à medida que as empresas tendem a preferir fornecedores que cumpram os padrões de qualidade e sustentabilidade.
Além disso, promove a melhoria contínua em outros aspectos, como avaliação de qualidade e práticas de sustentabilidade, contribuindo para uma cadeia de suprimentos mais responsável ao longo do tempo.
Quais são as normas internacionais que contribuem para uma gestão de compras mais eficiente?
Quando se trata da ISO, por exemplo, cobrem uma ampla variedade de áreas, como segurança cibernética, gestão ambiental, segurança do trabalho, etc.
Mas neste post vamos destacar duas que, em especial, podem auxiliar a sua empresa a ter uma gestão de fornecedores mais estruturada e focada em resultados.
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1. ISO 9001
A ISO 9001 estabelece os requisitos para um sistema de gestão da qualidade em uma organização. A norma aborda vários aspectos relacionados à qualidade que vão desde sistemas de melhoria, satisfação do cliente, eficiência operacional, competitividade e gestão de riscos, além do envolvimento de fornecedores.
A relação entre a ISO 9001 e fornecedores é estabelecida principalmente no contexto do controle de qualidade e da gestão de cadeia de suprimentos.
O envolvimento de fornecedores no sistema de gestão da qualidade, permite às organizações assegurarem que os produtos e serviços fornecidos atendam aos padrões de qualidade exigidos. Dessa forma, contribuem para a redução de riscos nos processos, a melhoria da satisfação do cliente e o fortalecimento da cadeia de suprimentos.
A norma exige que as organizações estabeleçam critérios para selecionar fornecedores e avaliar seu desempenho. Isso implica em garantir que os fornecedores atendam aos requisitos de qualidade estabelecidos pela organização.
Quais os passos para implementar a ISO 9001?
De uma forma geral há alguns passos que as empresas adotam para implementar a ISO 9001 que inclui:
- Análise da situação atual: avalie os processos existentes, identificando suas forças e áreas de melhoria. Essa é uma etapa importante para avaliar quais são os gaps no seu processo atual.
- Planejamento: Desenvolva um plano de implementação que detalhe todas as ações necessárias, os responsáveis por cada etapa e os prazos. Forme uma equipe que ficará encarregada de coordenar e supervisionar todo o processo.
- Estabelecimento de Política e Objetivos: crie uma política de qualidade que reflita os valores da organização, definindo objetivos mensuráveis e realistas.
- Mapeamento de Processos: Identifique os processos chave da organização e crie um mapa de fluxo de processos.
- Desenvolvimento da documentação: Elabore todos os documentos necessários, como manual da qualidade, procedimentos operacionais, formulários, instruções de trabalho, etc.
- Implementação e Treinamento: Implemente as práticas conforme documento e forneça treinamento adequado à equipe.
- Monitoramento e medição: estabeleça métodos para monitorar e medir o desempenho dos processos em relação aos objetivos de qualidade. Analise os dados coletados e identifique oportunidades de melhoria.
- Ações corretivas e preventivas: Implemente ações para corrigir não conformidades e prevenir recorrências.
- Auditorias Internas: Realize auditorias periódicas para verificar a conformidade e eficácia do sistema.
Com base no passo a passo acima, é possível constatar que ao implementar a ISO 9001, as organizações são incentivadas a adotar um processo de qualificação de fornecedores, validando a capacidade dessas empresas em fornecer produtos ou serviços que atendam aos requisitos de qualidade da organização.
Essa avaliação inclui a análise de documentos, auditorias nas instalações dos fornecedores e revisões de registros de desempenho passado.
Além disso, a ISO 9001 também enfatiza a importância da comunicação eficaz com os fornecedores. Ou seja, transmitir informações claras sobre os requisitos de qualidade, resolver quaisquer problemas de qualidade identificados inclusive estabelecendo canais de comunicação para o compartilhamento de informações relevantes.
2. ISO 20400
A ISO 20400 fornece diretrizes para práticas sustentáveis de compras. A norma foi publicada em 2017 e se concentra em fornecer orientações para organizações que desejam adotar uma abordagem de compras sustentáveis em sua cadeia de suprimentos.
Ela destina-se a organizações de todos os tamanhos, tanto no setor público como no privado, e é dirigida aos principais gestores de compras. O benefício principal está nas orientações fornecidas para ajudar a avaliar e monitorar os fornecedores, com base em critérios de sustentabilidade, e a estabelecer esses requisitos em contrato.
Mas o que são compras sustentáveis?
Compras sustentáveis são aquelas que consideram o impacto social, ambiental e econômico dos produtos e serviços adquiridos ao longo de todo o ciclo de vida dos mesmos. Essa abordagem leva em conta não apenas o preço e a qualidade do produto, mas também a sua origem, os processos de produção, transporte, uso e descarte.
O objetivo das compras sustentáveis é promover a adoção de práticas que minimizem os impactos negativos no meio ambiente e na sociedade, incentivando a conservação de recursos naturais e a melhoria das condições de trabalho na cadeia de suprimentos.
A ISO 20400 justamente destaca a importância de considerar as questões sociais, ambientais e econômicas em todo o processo de compra, desde a identificação das necessidades até a finalização do contrato.
A ISO 20400 não é obrigatória, ou seja, não é uma determinação legal que as organizações devam cumprir. Ela fornece diretrizes, não requisitos. Por conseguinte, não se destina a fins de certificação.
No entanto, ao conter orientações para práticas sustentáveis de compras podendo ser adotada voluntariamente pelas organizações, traz diversos benefícios como por exemplo:
- redução de riscos ambientais e sociais na cadeia de suprimentos;
- melhoria da eficiência e eficácia das compras e a satisfação dos clientes e stakeholders
- construção de uma reputação de sustentabilidade e responsabilidade social.
Como implementar a ISO 20400?
A implementação da ISO 20400 envolve uma abordagem estruturada que visam uma mudança de paradigmas ao implementar práticas sustentáveis de aquisição. De forma geral, segue abaixo as principais etapas para implementar a ISO 20400 em sua empresa:
- Conscientização e compromisso da Alta Direção. Garanta que a alta direção da empresa esteja ciente da norma ISO 20400 e comprometida em adotar práticas de compras sustentáveis.
- Avaliação da situação atual: Realize uma avaliação das práticas de compras atuais da empresa para identificar áreas que a responsabilidade social pode ser incorporada. Conte com uma equipe multifuncional, composta por membros de diferentes áreas envolvidas em compras.
- Estabelecimento de Políticas e Objetivos: Crie uma política de compras sustentáveis, que estabeleça princípios e valores que a empresa busca atingir.
- Identificação de Impactos Sociais e Ambientais: Avalie os principais impactos sociais, ambientais e éticos ao longo da cadeia de suprimentos e determine quais áreas requerem atenção.
- Definição de Critérios de Sustentabilidade: Estabeleça critérios claros para a seleção de fornecedores com base em práticas sustentáveis, como trabalho justo, respeito ao meio ambiente, etc. Assim você terá requisitos claros que o nortearão a seleção de fornecedores, aquisição de produtos e gerenciamento de contratos e comunicar com os fornecedores de forma eficaz sobre os critérios estabelecidos.
- Monitoramento e Medição: Estabeleça indicadores de desempenho para acompanhar o progresso em relação às metas de responsabilidade social nas compras.
- Avaliação de Desempenho: Avalie regularmente o desempenho das práticas de compras sustentáveis e faça ajustes conforme necessário.
- Divulgação de Resultados: Comunique internamente e externamente os esforços da empresa em direção a práticas de compras sustentáveis.
- Melhoria contínua: Adote uma abordagem de melhoria contínua para aprimorar constantemente as práticas de compras sustentáveis.
A implementação da ISO 20400 exige colaboração e compromisso de várias áreas da empresa, incluindo compras, sustentabilidade e gestão. É aconselhável buscar orientação de especialistas em responsabilidade social e sustentabilidade durante o processo de implementação.
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Conclusão
Aderir às normas internacionais como a ISO tem sido uma grande ferramenta para as organizações que visam ter processos mais estabelecidos e focados em melhoria contínua e obter ganhos exponenciais.
As normas ISO 9001 e 20400 são dois exemplos de diretrizes, que se bem implementadas, auxiliam em uma gestão de compras mais eficiente. Com a implementação da ISO 9001, as empresas são incentivadas a adotar um processo de qualificação de fornecedores, validando a capacidade dessas empresas em fornecer produtos ou serviços que atendam aos requisitos de qualidade da organização.
Já a implementação da ISO 20400 orienta as organizações que desejam adotar uma abordagem de compras sustentáveis em sua cadeia de suprimentos, trazendo boas práticas de como considerar as questões sociais, ambientais e econômicas em todo o processo de compra, desde a identificação das necessidades até a finalização do contrato.
Para uma empresa trabalhar alinhada com os requisitos de grandes normas do mercado é preciso que haja processos estabelecidos desde a homologação de fornecedores até a avaliação e monitoramento dos mesmos durante o ciclo de vida dos contratos.
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